Tid är en värdefull handelsvara för alla konstnärer. Ju mer du målar och mer upptagna, desto mer måste du bero på verktyg för att hålla affärsinformationen i ditt liv i ordning. Organiserade konstnärer underlättar livet för sig själva. Hur du organiserar de olika fasterna av ditt konstverksamhet är inte lika viktigt som det faktum att du organiserar och att systemet fungerar för dig. Överväg följande riktlinjer och se hur de kan hjälpa dig att lägga händerna på saker snabbare, frigöra några timmar vid skattetid eller helt enkelt hjälpa dig att presentera en mer professionell bild.
Ta inventering
Att skapa en inventering av ditt arbete handlar helt enkelt om att skapa en historia av dina målningar, inklusive mediet, ytan, storleken, titel och så vidare för var och en. Du kan spara denna information på enkla indexkort, i ett löst bindemedel med en sida per målning, eller som en datafil som organiserar dina konstverk efter ämne eller medium.
Oavsett vilket system du använder är det mest användbara för att hålla reda på ditt arbete att ge varje målning en titel som är både enkel och beskrivande. När du bara använder Untitled hjälper det varken dig eller tittaren. Föreställ dig att bli informerad om att Untitled vann en stor utmärkelsen, men du kan inte prata intelligent om det till utställningsstolen eftersom du inte kommer ihåg vilken Untitled du skickade in. Hur pinsamt är det? Genom att namnge varje verk kan du också lätt identifiera din galleriförsäljning på papper och hjälpa till att förmedla ditt budskap till tittarna.
Flera konstnärer jag pratade med tilldelar också ett nummer till varje målning i ett kodat system baserat på årlig produktion och månad / färdigställande år. Detta system hjälper dem att hålla reda på målningar med liknande teman, samt bättre organisera sina bilder och fotoposter med samma nummer. Du kommer att upptäcka att ju mer detaljerade dina poster är, desto mer hjälp kommer de att vara för dig i framtiden.
Florida akvarellkonstnär och lärare Judi Wagner har skapat en anteckningsbok för konst som innehåller 8 × 11 pappersark för att logga all nödvändig information om varje målning när hon slutför den. Hon ritar en snabb skiss på sidan och ersätter sedan senare den med en ögonblicksbild. Hon registrerar också måleriets titel, kodnummer (år och målningsnummer), medium, storlek, galleriplats, datum när det är visat och priset. Varje gång arbetet skickas ut till en utställning listar hon utställningen och datumen. Hon lämnar plats för köparen information (namn, adress och checknummer) och ett annat utrymme för kommentarer. Hennes anteckningsbok för konst har också ett avsnitt där hon flyttar dessa sidor när målningarna säljs.
Ett annat bra system är en filkortkatalog. Landskapskonstnären Loring Coleman i Harvard, Massachusetts, använder 6 × 8 filkort för att organisera sin inventering och hjälpa honom att hitta verk som producerats under hans 65-åriga karriär. Hans huvudkatalogkort innehåller samma information som Wagners anteckningsbokssidor, men han arkiverar dem alfabetiskt av verkets titlar. Därefter korsrefererar han dessa kort med sina fillådor, där han lagrar sina skisser, ögonblicksbilder och så omfattande detaljer som vikten på papper som används, priset på en ram och kostnaden för leveranser. All denna information hjälper honom både med sina skatter och när han ser tillbaka för att komma ihåg hur han uppnådde en viss effekt.
När han flyttar till ett mer tekniskt alternativ använder pastellkonstnären Tom Sierak sin dator för både hans inventering och bokföringsdetaljer. Dracut, Massachusetts, konstnär säger att han kan använda datorn för att marknadsföra sina målningar mycket mer effektivt och effektivt. Han förlitar sig på QuarkXpress och Adobe Photoshop för att lagra och "finjustera sina utskrifter" och QuickBooks för att behandla order och göra affärsanalys. Han registrerar standardinformationen om varje målning, och datorn kan skriva ut fakturor eller göra diagram som ger en översikt över hans verksamhet. Han registrerar kreditkortsinformation från försäljningen av sina original och reproduktioner och förvarar alla transaktioner i separata mappar för varje galleri, leverantör, skrivare eller verkstad. Som ett resultat har han de fakta han behöver till hands vid skattetiden. På vägen skapade han alla nödvändiga pappersarbete för gallerisändningar och direktförsäljning. För skatteförberedelser laddar han helt enkelt ner årets finansiella information från QuickBooks till en disk för sin revisor.
Ta hand om det visuella
Se till att göra samma sak när du håller reda på dina målningar för dina fotografier, bilder och OH-film. En tidning eller en tidning, till exempel, kan begära bilder av dina konstverk för att följa en artikel om dig eller för ett tillkännagivande av ett kommande evenemang. Coleman lagrar både bilder och OH-film av sitt arbete i lådor och han fäster fotografiska tryck, inklusive närbilddetaljer, på sina 6 × 8 masterkort.
När det gäller att lagra dina foton, bilder och större OH-film har du flera alternativ: filmappar, lådor, skivor eller CD-ROM-skivor eller i plasthylsor i bindemedel. För extra säkerhetsförvaring kanske du kanske vill tänka på att lagra OH-film och fotodiskar på en eldfast plats och förvara dina säkerhetskopior och finansiella poster i ett värdeskåp eller annan säker plats, i händelse av en studiobrand.
Spara kvitton
Du kan få hjälp utanför från en bokförare eller en make till att krossa nummer. Eller så kan du hålla ett löpande konto tabulerat efter framgångsrika utställningar eller galleriutställningar. Du kan till och med vänta till 14 april för att titta på utgifter. Oavsett vilken stil du väljer, vill du lagra företagsintyg på ett och samma ställe. Kvitton för ramar och rekvisita, såväl som dina egna försäljningsräkningar, kan gå in i en skobox eller ett stort manila kuvert. Oavsett om du använder ett Excel-kalkylblad eller en handtabulering kommer du att kunna sitta ner och bearbeta dina affärsuppgifter exakt.
Wagner reser ofta mellan sina ateljéer i Maine och Florida och undervisar workshops i hela USA och utomlands. För att hålla reda på allt detta skapar hon ett kuvert för att spela in information om alla konstrelaterade resekostnader; medan hon är på vägen, lägger hon in sina kvitton i lämpligt dags kuvert och skottar ner varje kostnad från vägtullar till flygbiljetter och måltider. Mellan hennes anteckningsbok och hennes resekvittokuvert har hon alla ekonomiska detaljer på sina affärsredovisningar.
Organisera kontakter Förmodligen den enklaste tidsbespararen du kan ställa in är en fil med namn och nummer på dina konstrelaterade kontakter. Ditt nätverk av artistvänner, gallerianslutningar och andra proffs kan alfabetiseras på kort som du uppdaterar regelbundet eller till och med arkiverar i en mapp för visitkort. Genom att enkelt kunna hitta kontaktinformation kan du fokusera på målning och hindrar dig från att behöva gräva efter det pappersskrot du skrapade ett nummer på.
Din adresslista är mer omfattande än en telefonfil, men lika användbar och lätt att skapa. För att identifiera personer som är intresserade av ditt arbete och att komma ihåg dina etablerade kunder kan du skapa en lista i Microsoft Word, i ett kalkylblad eller i en anteckningsbok. Besökare i din galleri eller konstfestival, liksom studenter i verkstäder, är alla potentiella kunder som tillhör din adresslista. Informationen du vill spela in är namn, adress, telefonnummer, e-postadress, preferens för kontakt och typ av klient (köpare, galleri, lokala medier, frilansförfattare och så vidare). När du har fått dessa listor kan du generera e-postmeddelanden eller etiketter för att skicka ut vykort som tillkännager kommande shower, workshops eller priser.